Neefektivní procesy způsobují dominový efekt problémů – od hledání informací, přes chaos v odpovědnostech, až po zdlouhavé schvalování. Výsledek? Frustrace, ztráta času a zpomalení celého týmu.
Zde je 6 nejčastějších „úzkých míst“, která zpomalují firmy – a konkrétní tipy, jak je odstranit.
1. Hledání informací v nekonečných složkách
📌 Problém:
Zaměstnanci tráví v průměru 9 hodin týdně hledáním informací. Ty jsou často roztříštěné mezi e-maily, tabulky, chaty a různé firemní nástroje. Výsledkem je nejen frustrace, ale i nižší efektivita práce a opakované dotazování kolegů.
📌 Jak to vyřešit?
✅ Centralizujte informace – Všechny projektové podklady, úkoly a důležité informace by měly být na jednom místě. Například v Asaně lze propojit úkoly s dokumenty a poznámkami.
✅ Používejte jednotné pojmenovávání souborů – Pokud zaměstnanci tráví 5 minut jen hledáním správného souboru, jde o obrovskou ztrátu času.
✅ Vytvořte „jednotný zdroj pravdy“ – Každý projekt by měl mít hlavní dokument, kde jsou sepsány všechny klíčové informace.
2. Zmatek v odpovědnostech („Responsibility roulette“)
📌 Problém:
77 % zaměstnanců tvrdí, že úkoly jsou špatně delegované. Nikdo neví, kdo je za co odpovědný, což vede ke zpožděním, duplicitní práci a konfliktům. Pokud úkoly nemají jasně přiřazeného vlastníka, lidé často čekají „až to někdo udělá“.
📌 Jak to vyřešit?
✅ Používejte nástroje pro správu odpovědností – V Asaně můžete ke každému úkolu jednoznačně přiřadit vlastníka a termín splnění.
✅ Zaveďte RACI model – Tento framework pomáhá jasně určit, kdo je za co odpovědný (R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed).
✅ Pravidelné check-iny – Každý týden by měl tým zkontrolovat otevřené úkoly a přidělené odpovědnosti.
3. Ochranná výmluva („Protective fudge“)
📌 Problém:
48 % pracovníků přiznává, že zveličují svůj pracovní objem, aby se vyhnuli dalším úkolům. Často je to proto, že se cítí přetížení nebo jim chybí jasné priority.
📌 Jak to vyřešit?
✅ Zaveďte transparentní sledování vytíženosti – V nástrojích jako Asana nebo ClickUp můžete vidět, kolik práce má kdo na stole.
✅ Prioritizujte pomocí metody Eisenhowerovy matice – Tým by měl jasně rozlišovat urgentní úkoly od těch méně důležitých.
✅ Vytvořte bezpečné prostředí – Pokud se lidé bojí říct, že nestíhají, často raději „přifouknou“ svou pracovní zátěž. Pravidelné individuální konzultace mohou pomoci.
4. Rozhodovací vakuum („Decision-making dead zones“)
📌 Problém:
Pouze 14 % pracovníků hodnotí rozhodovací procesy jako efektivní. Když není jasné, kdo rozhoduje o čem, projekty se zaseknou v nekonečných diskusích.
📌 Jak to vyřešit?
✅ Zaveďte pravidlo „1 rozhodovatel“ – U každého projektu by měl být jeden hlavní člověk, který má konečné slovo.
✅ Používejte rozhodovací frameworky – Například DACI (Driver, Approver, Contributors, Informed) pomáhá zjednodušit rozhodování.
✅ Omezte počet schůzek – Spoustu rozhodnutí lze provést asynchronně v nástroji pro řízení projektů.
5. Schvalovací peklo („Approval molasses“)
📌 Problém:
83 % zaměstnanců říká, že zdlouhavé schvalovací procesy zpomalují jejich práci. To vede k frustraci, opožděným projektům a neefektivitě.
📌 Jak to vyřešit?
✅ Automatizujte schvalovací procesy – Místo e-mailového kolečka nastavte automatická schválení v Asaně nebo jiném systému.
✅ Zaveďte maximální dobu schválení – Například 48 hodin pro jednoduché schválení, 5 dnů pro složitější rozhodnutí.
✅ Delegujte schvalování – Ne každý úkol musí jít přes manažera. Důvěřujte seniorním zaměstnancům.
6. Stínová odpovědnost („Accountability shadowland“)
📌 Problém:
78 % zaměstnanců tvrdí, že neexistuje skutečná odpovědnost za plnění úkolů. Pokud někdo něco neudělá, prostě to „vyšumí“.
📌 Jak to vyřešit?
✅ Každý úkol musí mít vlastníka – Pokud je úkol „sdílený“, není odpovědný nikdo.
✅ Používejte pravidlo „Co není v systému, to neexistuje“ – Úkoly musí být vždy evidovány v nástroji pro řízení projektů.
✅ Zaveďte pravidlo follow-upu – Po deadline by měl následovat automatický e-mail nebo notifikace.
🔹 Závěr: Jak se zbavit úzkých míst v procesech?
🚀 Používejte moderní nástroje – Asana, ClickUp nebo Monday.com pomáhají eliminovat neefektivitu.
📌 Jasně definujte role a odpovědnosti – Kdo má rozhodovací pravomoc? Kdo je vlastníkem úkolu?
⏳ Optimalizujte schvalovací procesy – Zbytečné čekání firmu brzdí.
🛠 Vytvořte jednotný zdroj pravdy – Všechny důležité informace by měly být snadno dostupné a na jednom místě.
👉 Nečekejte, až vaše procesy způsobí zmatek. Začněte optimalizovat už dnes!
