Buďme k sobě upřímní – většina lidí neumí My Tasks používat. Jsou zahlceni stovkami úkolů, které se nikdy nedostanou na řadu, nemají žádná pravidla ani systém a jejich My Tasks se změnily na skládku „to bych měl někdy udělat“. To není produktivita, to je chaos.
Pokud to u vás vypadá podobně, je čas na změnu. V tomto článku vám ukážeme, proč jsou vaše My Tasks nefunkční a jak je můžete opravit, aby se z nich stal nástroj, který vás dovede k výsledkům a zároveň vám pomůže udržet Work-Life Balance.
1️⃣ Nejčastější chyby v My Tasks: Proč je máte v chaosu?
🔴 Přehlcení úkoly
Pokud máte v My Tasks stovky nepřehledných úkolů, ztratíte přehled. Vaše mysl nemá šanci rychle rozhodovat, co je důležité a co ne.
🔴 Žádná pravidla, žádné třídění
Bez jasné struktury se My Tasks stávají neuspořádaným seznamem, kde nic nemá prioritu ani smysl.
🔴 Nejasné priority
Když je všechno důležité, není důležité nic. Pokud v My Tasks nemáte sekce pro rozlišení toho, co je kritické, váš denní plán nebude nikdy efektivní.
🔴 Používání jako úložiště místo pracovního nástroje
My Tasks nemají být místo, kam házíte všechno, co „někdy možná uděláte“. Pokud nemáte systém, který vám umožní filtrovat a prioritizovat, My Tasks ztrácí smysl.
💡 Řešení? Radikální úklid a vytvoření funkčního systému.
2️⃣ Jak My Tasks fungují a proč je to silný nástroj?
My Tasks nejsou jen seznam úkolů. Jsou vaším operačním systémem.
Dobře nastavené My Tasks vám přinesou:
✅ Přehled o všech úkolech – pracovní i osobní.
✅ Jasnou denní agendu bez zahlcení.
✅ Možnost rychle rozhodovat, co je důležité, co odložit a co delegovat.
✅ Efektivnější práci a méně stresu.
Důležité je vytvořit si strukturu, která odpovídá vašemu pracovnímu stylu a prioritám.
3️⃣ Jak si My Tasks nastavit efektivně: Inspirace z reálného příkladu
Podívejme se na konkrétní příklad, který ukazuje, jak mohou vypadat dobře nastavené My Tasks.
Sekce v My Tasks
- 🚀 PILOT Karta
- Obsahuje nejdůležitější úkoly dne (MIT – Most Important Tasks). Jsou to klíčové aktivity, které MUSÍTE dokončit, protože mají největší dopad.
- Doplňkově můžete mít v této sekci i dlouhodobé priority, na kterých pravidelně pracujete.
- 🔥 Today
- Jasně definovaná denní agenda. Rozdělte si ji na MIT a další důležité úkoly.
- Sekce „Yesterday“ vám umožní zkontrolovat nedokončené úkoly z předchozího dne.
- 🗓️ Týden (Kalendář)
- Týdenní přehled vám pomůže naplánovat týdenní priority a vidět je ve větším kontextu. Ideální pro sladění pracovních úkolů, schůzek a osobních cílů.
- ✅ Weekly Review Notes
- Tato sekce slouží k reflexi a revizi každého týdne. Co jste splnili? Co je třeba přesunout? Jaké byly klíčové výsledky?
- 📊 Plánovací kalendář (Monthly) a 🎯 Monthly Goals
- Dlouhodobé cíle a přehled vám pomohou udržet směr. Tyto sekce propojují vaše denní a týdenní plány s vašimi dlouhodobými ambicemi.
4️⃣ Jak My Tasks dlouhodobě udržet přehledné?
Aby vám My Tasks skutečně pomáhaly, je nutné je pravidelně udržovat. Inspirujte se tímto jednoduchým systémem:
👉 Denně: Strávte 5 minut ráno kontrolou sekce Today. Zajistěte, že máte realistický počet úkolů.
👉 Týdně: 20 minut na revizi všech sekcí. Co splnit? Co odložit? Co delegovat?
👉 Měsíčně: 1 hodinu na strategickou reflexi a plánování měsíčních cílů.
💡 Důležité je zaměřit se na výsledky, ne na množství úkolů. Váš cíl není mít stovky úkolů, ale mít přehled o tom, co je důležité a co vás posune dál.
Co z tohoto systému můžete převzít?
- Začněte s PILOT Kartou. Vytvořte sekci pro nejdůležitější úkoly dne (MIT).
- Používejte Today a Týden jako hlavní operační centra. Den a týden musí být přehledné a zvládnutelné.
- Nezapomínejte na pravidelnou reflexi. Weekly Review Notes vám pomohou udržet konzistenci a přehled.
👉 Výsledek? Méně chaosu, větší přehled a Work-Life Balance.
Začněte už dnes – nastavte si My Tasks a ovládněte svůj pracovní i osobní život. 🚀
Tento článek vzniká ve spolupráci s Worki Design, českým certifikovaným Asana Solutions partnerem a expertem na efektivní řízení týmu v Asaně.
