Asana je skvělý nástroj pro řízení projektů, ale její síla se neomezuje jen na pracovní úkoly. Pokud ji správně nastavíte, může vám pomoci nejen s řízením týmu, ale i s osobním rozvojem, organizací času a ochranou vašeho pracovního prostoru. Jak tedy efektivně propojit pracovní a osobní Asanu, aby vám sloužila co nejlépe?
1. Vytvořte si vlastní osobní tým pro rozvoj
Asana umožňuje vytvářet týmy nejen pro pracovní projekty, ale i pro osobní rozvoj. Pokud chcete mít přehled o svých cílech, vzdělávání nebo třeba dlouhodobých plánech, je ideální vytvořit si vlastní osobní tým.
Proč je to důležité?
Míchání osobních a pracovních úkolů do jednoho nerozděleného prostoru může vést k přetížení a nejasnostem. Samostatný tým pro osobní rozvoj vám umožní udržet si přehled a soustředit se na důležité věci bez rušivých vlivů z pracovního prostředí.
Jak na to?
- Založte nový tým s názvem „Osobní rozvoj“, „Můj růst“ nebo jakýkoli jiný název, který vám bude dávat smysl.
- Vytvořte projekty pro různé oblasti vašeho života:
- Osobní cíle – například „Zdraví a fitness“, „Čtení knih“, „Osobní finance“.
- Vzdělávání – například „Kurzy a školení“, „Mentoring“, „Knihy k přečtení“.
- Nápady a inspirace – prostor pro brainstorming, nové nápady nebo projekty, které byste chtěli rozjet.
- Denní návyky – pokud chcete sledovat rutiny, můžete si vytvořit seznam denních nebo týdenních aktivit.
- Používejte sekce a priority – například úkoly rozdělené podle kvartálů, priorit (krátkodobé, dlouhodobé cíle) nebo energie, kterou vyžadují (nízká, střední, vysoká).
- Automatizujte připomínky – nastavte si pravidelná opakování pro revizi cílů a reflektování pokroku. Například jednou týdně si můžete naplánovat čas na vyhodnocení osobních projektů.
- Využívejte štítky a barvy – například modrá pro vzdělávání, zelená pro zdraví, červená pro urgentní osobní cíle.
Podívejte se na naše krátké video
Tipy na využití:
- Nastavte si týdenní nebo měsíční check-in, kdy se podíváte na svůj pokrok a naplánujete další kroky.
- Přidejte si osobní dashboard, kde uvidíte přehled všech klíčových úkolů na jednom místě.
- Používejte sekci „Dosažené cíle“, kde si můžete připomenout, co už se vám podařilo zvládnout – pomůže to s motivací.
Díky těmto krokům budete mít nejen přehled o svém osobním růstu, ale také udržíte rovnováhu mezi prací a soukromým životem, aniž by se vám tyto světy vzájemně překrývaly. Asana umožňuje vytvářet týmy i pro čistě osobní využití. Místo abyste své vlastní cíle a úkoly míchali do firemních projektů, vyhraďte si samostatný tým pouze pro sebe.
2. Práce s Inboxem a ochrana pracovního prostoru
V Asaně se snadno nahromadí obrovské množství notifikací a úkolů, což může vést k přetížení a ztrátě kontroly nad prioritami. Správná práce s Inboxem vám pomůže lépe organizovat čas a chránit si svůj pracovní prostor. Pokud nemáte pevná pravidla pro správu oznámení, může se váš Inbox stát chaotickým a přehled o důležitých úkolech se rychle vytrácí.
Jak na to?
- Vypněte zbytečné notifikace – nastavte si upozornění pouze na úkoly, kde jste přímo označeni. Zredukujte rušivé prvky, které vás odvádějí od priorit.
- Nastavte si pravidelný režim pro práci s Inboxem – vyhraďte si konkrétní časy během dne na kontrolu notifikací, místo abyste reagovali na každou zprávu okamžitě. Například ráno, po obědě a na konci pracovního dne.
- Pravidelně čistěte Inbox – jednou denně projděte notifikace a vyčistěte úkoly, které už nepotřebujete vidět. Můžete využít funkci archivace, aby váš Inbox zůstal přehledný.
- Používejte pravidlo 2 minut – pokud můžete úkol vyřešit do 2 minut, udělejte ho ihned. To pomáhá zabránit hromadění malých úkolů, které by později mohly působit zahlcení.
- Využívejte funkci „Snooze“ – některé úkoly nebo notifikace můžete posunout na později, abyste se k nim vrátili v lepší čas, například když máte dostatek kapacity.
- Filtrujte úkoly podle priority – Asana umožňuje třídit notifikace a úkoly podle důležitosti. Využijte tuto možnost, abyste se nejprve soustředili na klíčové úkoly a až poté řešili méně naléhavé záležitosti.
- Vytvořte si systém pro správu delegovaných úkolů – pokud pracujete s týmem, používejte funkci komentářů a přiřazování úkolů, aby bylo jasné, kdo za co odpovídá.
Tipy na využití:
- Nastavte si Inbox jako filtr pro důležité úkoly – místo aby se vám hromadily notifikace, můžete si v něm ponechat jen ty zprávy, které skutečně vyžadují vaši pozornost.
- Používejte integrace s e-mailem nebo Slackem – propojením Asany s dalšími nástroji si můžete lépe řídit tok informací a zajistit, že vám nic důležitého neunikne.
- Testujte různé přístupy – každému vyhovuje jiný způsob práce s Inboxem, proto je dobré experimentovat a najít systém, který vám bude nejlépe vyhovovat.
Správně nastavený Inbox vám pomůže nejen snížit informační přetížení, ale také se lépe soustředit na klíčové úkoly a efektivněji využít svůj pracovní čas. V Asaně se snadno nahromadí obrovské množství notifikací a úkolů, což může vést k přetížení a ztrátě kontroly nad prioritami. Správná práce s Inboxem vám pomůže lépe organizovat čas a chránit si svůj pracovní prostor.
3. Efektivní práce s „My Tasks“ sekcí
„My Tasks“ je centrum osobní produktivity v Asaně, kde můžete sledovat všechny své úkoly napříč různými projekty. Správná organizace této sekce vám pomůže lépe prioritizovat práci a vyhnout se chaosu. Pokud My Tasks správně nastavíte, získáte přehled nad každodenními úkoly a zajistíte, že na nic důležitého nezapomenete.
Jak na to?
- Vytvořte si vlastní systém třídění – Standardní třídění Asany vám umožňuje kategorizovat úkoly podle času, kdy je chcete splnit. Doporučené sekce mohou být:
- Dnes – úkoly, které musíte dokončit dnes.
- Tento týden – úkoly, které je třeba splnit během aktuálního týdne.
- Někdy/Později – úkoly, které nejsou urgentní, ale nechcete na ně zapomenout.
- Pravidelně revidujte úkoly – Ideální je udělat si každé ráno rychlou kontrolu My Tasks, upravit priority a odstranit nepotřebné úkoly. Na konci týdne si můžete projít celý seznam a zhodnotit, co je třeba přesunout nebo delegovat.
- Využívejte filtry a štítky – Pokud pracujete na více projektech najednou, můžete si My Tasks filtrovat podle štítků nebo priority, což vám usnadní soustředění na nejdůležitější úkoly.
Tipy na využití:
- Naplánujte si pracovní bloky – Můžete využít My Tasks k plánování dne. Například si můžete vyhradit 2 hodiny na hlubokou práci a poté blok na odpovídání e-mailů.
- Používejte pravidlo 1–3–5 – Každý den si nastavte 1 velký úkol, 3 středně velké a 5 menších. Tento systém vám pomůže zůstat produktivní bez přetížení.
- Propojte My Tasks s osobními cíli – Pokud využíváte Asanu i pro osobní úkoly, můžete si vytvořit sekci „Osobní úkoly“ a zajistit, že pracovní i soukromé povinnosti budou přehledně organizovány na jednom místě.
Efektivní využití „My Tasks“ vám pomůže nejen s organizací pracovního dne, ale i s dlouhodobým plánováním a udržením přehledu nad všemi vašimi projekty. „My Tasks“ je centrum osobní produktivity v Asaně, kde můžete sledovat všechny své úkoly napříč různými projekty. Správná organizace této sekce vám pomůže lépe prioritizovat práci a vyhnout se chaosu.
Závěr: Proč si do Asany přidat i osobní úkoly?
Asana není jen nástroj pro práci – může se stát centrálním bodem vaší produktivity i v osobním životě. Pokud si do ní přidáte osobní cíle, úkoly a projekty, získáte jasnější přehled o svých povinnostech a můžete lépe vyvážit pracovní a soukromý život. Navíc, když vše spravujete na jednom místě, snáze se vyhnete přetížení a udržíte si kontrolu nad tím, co je skutečně důležité.
Článek vznikl ve spolupráci s Worki Design – českým Asana Solutions Partnerem
